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17/5/2022
Uno de
tantos gastos que se lleva en una empresa es el rubro de viáticos, que son los
gastos que se originan cuando un colaborador requiere al trasladarse de su
centro de trabajo hacia otro destino.
Principalmente
los viáticos se utilizan para la fuerza de ventas, pero también para
directivos, técnicos, instaladores, choferes, entre otros.
Generalmente
corporativos grandes y globales asignan más presupuesto en viáticos; en una
pyme en México se estima que por día en comidas (desayuno, comida y cena) la cantidad asignada es de alrededor 500 pesos y
en una empresa grande puede llegar hasta los 800 pesos. Esto también depende
del nivel gerencial del colaborador y lugar de destino.
En el
mismo sentido, está el viático para hospedaje, para control de transporte en
automóvil también se asigna gasto para gasolina por kilómetros recorridos,
además del pago para casetas. Si el traslado es por avión dependiendo, del
nivel gerencia o directivo, habrá viáticos para clase económica o primera.
Para un
mejor control de viáticos lo primero es establecer una política que cumpla con
los requerimientos de la compañía y que sean 100 por ciento deducibles
(requisito fiscal), así como la firma de pago y su reembolso.
En lo
personal, considero que para un mejor control es que el colaborador pague con
una tarjeta corporativa y que el reembolso sea en un formato en Excel de forma
clara y precisa. En este caso, quien
autoriza es el jefe directo o jefe departamental, mientras que el departamento
encargado de revisar los viáticos es contabilidad.
Para el
caso de los vendedores se efectúan evaluaciones trimestrales de gasto vs venta
y se elabora un reporte de visitas y soporte. Sin embargo, existen situaciones en
las que el vendedor necesita más viáticos cuando tiene un prospecto interesante,
al que ya le presentó la cotización, lo fue a visitar o incluso ya tiene una
relación más cercana.
El
ejemplo clásico es una comida en donde ya hay una sobremesa con algunas copas.
El tema es ¿hasta cuándo y cuánto el vendedor toma el riesgo de gastar de más
en esa comida?
Recuerdo
el caso de un vendedor que siempre tomaba riesgos y por supuesto se
extralimitaba en sus gastos por una comida o cena. Obviamente, el contador de
la empresa le rechazaba el gasto constantemente hasta que el vendedor se
dirigió conmigo y me dijo: “Identifico muy bien con quién y en dónde incremento
el viatico. Para mí no es un gasto, es una inversión, así que les pido que si
en seis meses ese prospecto en quien invertí en una buena comida, en buen
lugar, no nos compra un buen pedido, que me lo descuenten de mi nómina”.
Son
diferentes puntos de vista, estilos de cada vendedor. Lo interesante del tema
de viáticos es llevar un control y, sobre todo, observar si ese viatico que
pagamos realmente tiene un beneficio, en este caso de ventas.
En
general, mi empresario de éxito; hay que pagar bien los viáticos de acuerdo a
sus políticas, necesidades e intereses, de lo contrario esos viáticos mal
pagados saldrán por otra vía. Finalmente, además de controlar los viáticos,
identifica el beneficio tangible entre invertir o gastar en viáticos.
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